Como organizar documentos

Você já passou por alguma situação em que precisou de um documento com urgência, revirou a casa toda e não encontrou? Isso é muito comum quando não temos um local específico para organizar os documentos, ou ainda quando estão guardados todos juntos numa caixa ou gaveta, sem categorização. Você terá que revirar a papelada toda para encontrar o que procura.
 
A organização e categorização define um endereço para cada item, de modo que possa ser facilmente encontrado, e após a utilização, volte novamente ao mesmo lugar. Veja nossas dicas de como organizar documentos:

Como organizar documentos

1º passo: Reunir toda a papelada que se deseja organizar: verifique gavetas, armários, pastas, caixas e junte tudo.
 
2º passo: Separar os papéis em 3 pilhas:

• Reciclar:

  Nessa pilha coloque tudo que pode ser descartado, lembrando que documentos importantes devem ser rasgados ou passados pelo triturador de papéis antes de ir para o lixo.

 

• Resolver:

  Coloque numa pasta os papéis que demandam uma ação, por exemplo: contas a pagar, documentos a serem lidos, correspondências, tarefas a serem delegadas, etc. Deixe essa pasta num local visível para que esses assuntos sejam realmente resolvidos. Atenção especial às contas a pagar para não perder a data de vencimento. Sempre que possível, coloque-as em débito automático.

 

• Reter:

  Aqui vão todos os papéis que precisam ser arquivados. Exemplo: contas pagas, contratos, escrituras, notas fiscais, etc.

3º passo: Separe por categorias os papéis que serão arquivados. Defina uma pasta para cada categoria e organize-as em ordem alfabética para facilitar a localização. Por exemplo:

• Água: contas de água já pagas.
• Banco: contrato da conta, talões de cheque, etc.
• Carro: nota fiscal, manual de garantia, chave reserva, financiamento, etc.
• Casa: contratos, escrituras, financiamento, etc.
• IR: declarações de imposto de renda.
• Luz: contas de luz já pagas.
• Nomeie uma pasta para cada membro da família para documentos pessoais e arquive certidão de nascimento, RG, CPF, carteira de vacinação, passaporte, dentre outros.

Existem vários tipos de pastas para organizar documentos. Você deve escolher o modelo ideal de acordo com a quantidade de papéis a serem arquivados. Para quem tem poucos papéis, uma pasta sanfonada é suficiente. Já para uma quantidade maior, o ideal são as pastas suspensas em caixas, maletas ou gavetas.

Por quanto tempo devo guardar cada documento?

Guardar por 1 ano:

• Apólices de seguro de vida, saúde, veículo, residência, entre outros. Salvo algumas exceções, a maioria é de um ano.
• Exames de saúde: para o médico, o resultado de alguns exames valem de 6 meses a 1 ano, depois se tornam inválidos e ele pede para repetir. Caso você faça um tratamento a longo prazo, o ideal é guardar pelo tempo que durar o mesmo.
• Para exames de imagem como tomografia, por exemplo, que ocupam um espaço maior, você pode usar uma pasta com elástico tamanho A3 ou um tubo de desenho para arquivar.

Guardar por 5 anos:

• Tributos: IPTU, Imposto de Renda, entre outros
• Contas de água, luz, telefone e gás
• Aluguel
• Condomínio
• Comprovante de mensalidade escolar
• Comprovante de pagamento de cartão de crédito
• Comprovantes eleitorais
• Holerite ou contracheque
• Recibos de assistência médica
• Recibos de pagamentos a profissionais liberais

Aqui você pode usar uma caixa grande para montar um “arquivo morto”. Dentro dela, coloque 5 pastas, sendo uma para cada ano, devidamente identificadas. Dentro de cada uma das pastas, faça subdivisões por categoria usando sacos plásticos. Ex.: água, luz, condomínio, etc.

Declaração de quitação anual de débitos

A lei nº 12.007 (29/07/2009) obriga as empresas prestadoras de serviço público e privado a enviarem, todo mês de maio, uma declaração de quitação anual de débitos, que garante que o consumidor pagou todas as contas recebidas. Fique atento porque às vezes ela vem em letras miúdas, junto à sua fatura. Assim, você só precisará guardar um único papel.

Notas fiscais e manuais de uso

Por precaução, mantenha as notas fiscais e manuais de uso enquanto você possuir o respectivo bem.

Guardar pela vida toda:

• Documentos pessoais
• Certidões
• Passaportes
• Escrituras (guardar enquanto você for proprietário do imóvel)

Dicas extras:

• Jogue fora correspondências e folhetos que você recebe e que não são do seu interesse assim que chegarem.
• Mantenha a disciplina de ir arquivando os papéis conforme for recebendo, isso impedirá que o acúmulo comece novamente.
• Digitalize tudo o que puder. Existem aplicativos como o Evernote onde você pode guardar documentos digitalizados e acessar rapidamente sempre que precisar.
• Não arquive papéis mais do que o tempo necessário. Anualmente faça uma verificação nas pastas e veja o que já pode ser descartado.

E você, tem alguma outra dica de como organizar documentos? Conte pra gente aqui nos comentários!